日本で作成された私文書が外国でも合法的に使用されるためには、その文書の真偽を確認する前処理として、文書になされた署名を公的機関である公証人等が「本人のものに違いない」との証明(ノータリゼーション 公証)をし、さらにその証明した者の署名および公印を第三者の公的機関が証明(リーガリゼーション 認証)を行います。つまり、公証人等による公証(ノータリゼーション)の後に、公的機関による認証(リーガリゼーション)と続くのが通常のやり方です。
「公証」は私文書に対して行いますが、「認証」は、日本国内で正規に発行された公文書に対し、発行者以外の第三者的公的機関がその文書の真偽性を証明するために行われます。
このように私文書(委任状、翻訳文等)でもその書類の署名に公証人の公証を受ければ、公印のある公文書として認証を受けることが可能となります。
なお、提出先が相手国の公的機関でなく民間企業等であれば公証(ノータリゼーション)だけですむ場合もありますが、通常は認証(リーガリゼーション)までの処理が要求されます。
認証とは?
日本で発行された公的証明書(戸籍謄本、登記簿謄本等)を外国で使用する場合、外国の提出先がその証明書の真偽について判断するのは非常に困難です。そこで日本の外務省が「その公文書の公印は本物である」とお墨付きを与え、それに対して在日外国公館の領事も認証できれば、外国での手続きはスムーズに運ぶはずです。「公印確認」→「領事認証」の認証システムが採用されている背景はここにあります。当ホームページではこの「公印確認」及び「領事認証」を「認証(リーガリゼーション)」といいます。私文書でも、公証役場で公証人による公証(ノータリゼーション)を受ければ、あとはこの認証システムの流れにより外国でも公的文書と同等な取り扱われ方がされることは、「公証」のページですでに述べました。
認証の二つの流れ
この認証の流れは、提出先がハーグ条約加盟国の場合は日本の外務省によるアポスティーユのみで十分ですが、加盟国でない場合は外務省の公印確認を受けた後、在日外国公館の領事認証を受けなければなりません。ハーグ条約とは、相手国の領事認証を不要とする手続きの簡略化を定めた国際条約です。
● ハーグ条約加盟国:「アポスティーユ」
● 同条約非加盟国:「公印確認」+「領事認証」
①公的機関による証明書(公文書)の発行あるいは私文書に対する公証人による公証
↓
②外務省による公印確認(アポスティーユが発行される場合は③の領事認証は不要)
↓
③在日公館の領事認証
↓
④相手国に提出
日本の公文書に押印された公印に対し、日本の外務省が真正なものとして確認する証明を「公印確認」といいます。公印確認を受けましたら、続いて提出先国の在日公館において領事認証が必要になります。海外における国際結婚や永住権、支店設置等の手続きで、日本国政府の認証を受けた公文書を提出するよう指定された時に必要となるのがこの「公印確認」です。
もし外務省発行の「アポスティーユ」がとれるならば在日公館の領事認証は不要となり、認証された日本の公文書としてそのまま提出することはできます。しかし領事認証を不要とするハーグ条約加盟国のであっても、提出先機関によっては外務省の公印確認を要求してくる場合もありますので、注意が必要です。
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