日本で作成された私文書が外国でも合法的に使用されるためには、その文書の真偽を確認する前処理として、文書になされた署名を公的機関である公証人等が「本人のものに違いない」との証明(ノータリゼーション 公証)をし、さらにその証明した者の署名および公印を第三者の公的機関が証明(リーガリゼーション 認証)を行います。つまり、公証人等による公証(ノータリゼーション)の後に、公的機関による認証(リーガリゼーション)と続くのが通常のやり方です。
「公証」は私文書に対して行いますが、「認証」は、日本国内で正規に発行された公文書に対し、発行者以外の第三者的公的機関がその文書の真偽性を証明するために行われます。
このように私文書(委任状、翻訳文等)でもその書類の署名に公証人の公証を受ければ、公印のある公文書として認証を受けることが可能となります。
なお、提出先が相手国の公的機関でなく民間企業等であれば公証(ノータリゼーション)だけですむ場合もありますが、通常は認証(リーガリゼーション)までの処理が要求されます。
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